Leijonaemot ry:n tietosuojaa koskevat käytännöt
Kaikki Leijonaemot ry:lle luovutetut asiakastiedot käsitellään luottamuksellisesti, eikä asiakkaiden nimi- tai yhteystietoja luovuteta edelleen kolmansille osapuolille tai käytetä ulkopuoliseen myynti- tai markkinointitarkoituksiin. Leijonaemot ry noudattaa yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisia asetuksia. Asiakkaalla on oikeus milloin tahansa valita, miten haluaa henkilötietojansa käsiteltävän, kuten:
- päivittää yhteystietoja, jotka ovat tallentaneet asiakasrekisteriin
- pyytää meitä poistamaan henkilötietoja
- päättää millaista tiedotusta asiakas haluaa saada Leijonaemot ry:ltä, tai perua uutiskirjeen tilauksen
Leijonaemot ry kerää ja käsittelee henkilötietoja, kun asiakas ilmoittautuu Leijonaemojen tapahtumaan, osallistuu asiakaskyselyyn, ostaa tuotteita Leijonaemojen verkkokaupasta, liittyy Leijonaemojen postituslistalle tai ottamalla muulla tavalla yhteyttä yhdistykseen. Henkilöstä kerättyjä tietoja tarvitaan, jotta voimme tarjota asiakkaalle palveluja ja etuuksia.
Jos olet Leijonaemot ry:n jäsen, sinua koskevia henkilötietoja kerätään jäsenhakemuksen yhteydessä. Jäsenenä voit milloin tahansa pyytää tietojesi tarkistusta tai päivittää antamiasi henkilötietoja ottamalla yhteyttä Leijonaemot ry:n toimistoon sähköpostitse toimisto@leijonaemot.fi.
Jos haluat tietosi poistettavan Leijonaemojen rekisteristä, lähetä pyyntö sähköpostilla saana.vallius@leijonaemot.fi.
Leijonaemot ry käsittelee henkilötietoja pääasiassa seuraaviin tarkoituksiin:
- Leijonaemot ry:n asiakkaisiin kohdistuvien velvoitteiden, kuten tapahtumien varausten ja laskutuksen, suorittamiseksi
- Tavanomaisen asiakaspalvelun, kuten kysymyksiin vastaamisen ja virheellisten tietojen korjaamisen, mahdollistamiseksi
- Leijonaemojen tuotteiden ja palveluiden koskevan markkinoinnin kohdistamiseksi postitse, sähköpostitse, tekstiviesteillä tai muulla tavalla
- Leijonaemojen tapahtumien ja toimintaan liittyviä poikkeuksia ja muutoksia koskevien tietojen lähettämiseksi postitse, sähköpostitse tai muulla tavalla
- Leijonaemojen uutiskirjeiden ja tiedotteiden lähettämiseksi
- Turvallisuusvaatimusten ja muiden säädösten mukaisten vaatimusten täyttämiseksi.
- Tietoja voidaan myös käyttää perustana markkina- ja asiakasanalyyseille, markkinointitutkimuksille, tilastotiedoille, toiminnan suunnitteluun ja toiminnan kehittämiselle sekä jäsenetujen tarjoamiseen jäsenille
Leijonaemot ry:n asiakasrekisteriseloste
Lue asiakasrekisteriseloste pdf-muodossa tämän linkin kautta (asiakasrekisteriseloste toimitetaan pyynnöstä tekstiversiona. Lähetä pyyntö: saana.vallius@leijonaemot.fi)
Jos haluat tarkistaa Leijonaemot ry:n verkkosivujen kautta tallennetut henkilötietosi, voit tehdä sen lähettämällä sähköpostiosoitteesi ja välitämme sinusta tallennetut henkilötiedot sähköpostiisi. Tallennettuja tietoja ovat sähköpostiosoitteesi liitetyt tiedot kuten jäseneksi liittyminen, verkkokauppatilaukset ja kommentoinnit verkkosivuilla. Lähetä viesti: saana.vallius@leijonaemot.fi.
Leijonaemot ry:n tapahtumien osallistujatiedot toimitetaan pyynnöstä. Pyynnöt tulee toimitaan Leijonaemot ry:n toimistoon sähköpostitse saana.vallius@leijonaemot.fi ja välitämme sinusta tallennetut tiedot noin viikon sisällä pyynnön vastaanottamisesta. Asiakkaiden osallistuja- ja laskutustietoja säilytetään järjestelmässämme kirjanpitolain vaatiman ajan.
Leijonaemot ry:n tietosuojaseloste
Päivitetty: 12.12.2023
Rekisterinpitäjä
Leijonaemot ry
Y-tunnus: 2092977–3
Osoite: Huolintatalo, Pasilankatu 2, 00240 Helsinki
Sähköposti: saana.vallius@leijonaemot.fi
Kotisivu: www.leijonaemot.fi
Tietosuojavastaava
Saana Vallius, saana.vallius@leijonaemot.fi
Rekisterin nimi
Leijonaemot ry:n asiakasrekisteri sekä sen osarekisterit:
jäsenrekisteri
tapahtumaosallistujarekisteri
vapaaehtoisrekisteri
verkkokaupan asiakasrekisteri
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on yhdistyksen yhdistyslain mukainen velvoite pitää yllä jäsenluetteloa, oikeutettu etu huolehtia jäsenpalvelusta ja jäsenviestinnästä, vapaaehtoisiksi ilmoittautuneiden palveluista ja viestinnästä sekä verkkokaupan ylläpito.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on:
– Jäsenpalvelut
– Jäsenviestintä
– Jäsenlaskutus
– Yhdistystoimintaan liittyvä viestintä ja tiedottaminen
– Varainhankinta
– Tilastotieto toiminnan suunnittelua, arviointia ja kehittämistä varten
Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisterinpitäjä käsittelee jäsenrekisterin yhteydessä seuraavia jäsenen henkilötietoja:
– rekisteröidyn perustiedot kuten nimi, kotipaikka
– rekisteröidyn yhteystiedot kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoitetiedot
– Facebook-käyttäjätunnus, jos mukana Leijonaemojen suljetussa FB-ryhmässä
– yhteisöä tai yhteisön yhteyshenkilöitä koskevat tiedot kuten y-tunnus ja yhteyshenkilöiden nimet sekä yhteystiedot
– jäsenyyden kuluessa kertynyt tieto henkilötietojen käsittelyn tarkoitus -kohdan asioista
– luottamustoimet ja vapaaehtoisroolit
– ansiomerkit
– jäsenmaksutiedot
– verkkokaupan asiakkuustiedot
– mahdolliset suoramarkkinointikiellot ja/tai -suostumukset
– mahdolliset muut erikseen rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot kuten erityisruokavaliot, erityisen tuen tarpeet tai esteettömyyden ja saavutettavuuden kannalta olennaiset seikat.
Tietolähteet
Saamme tietoja ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään. Tapahtumien lapsiosallistujien osalta tiedot saadaan heidän huoltajiltaan.
Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa.
Tietojen luovutukset ja siirrot
Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita. Verkkokauppatilaukset, jäsenliittymiset ja -laskutus sekä tapahtumailmoittautumiset vastaanotetaan WordPress-sisällönhallintaohjelmiston kautta. Asiakasrekisteritiedot ja laskutustiedot tallennetaan SQL-tietokantaan (WooCommerce). Kyselytyökaluna on Forms sovellus.
Tapahtumien yhteydessä henkilötietoja voidaan luovuttaa mm. vertaisohjaajille sekä majoitus- ja ravintolapalvelujen tuottajille. Tällöin luovutetaan tietoja vain niiltä osin kuin se on palvelun tuottamiseksi välttämätöntä. Rekisterinpitäjä ei luovuta säännönmukaisesti muita rekisteröityjen henkilötietoja ulkopuolisille.
Rekisterin tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Tiedottamisessa voidaan käyttää uutiskirjepalvelua (esim. Mailchimp), jonka palvelin voi sijaita EU:n tai ETA:n ulkopuolella.
Tietojen suojaus ja säilytysajat
Rekisteriin tallennettavat tiedot vaativat henkilön suostumuksen tietojen tallentamiseen. Yhdistyksen jäsenyys oikeuttaa nimi- ja kotipaikkatietojen tallentamisen.
Lisäksi rekisteröity antaa 25.5.2018 alkaen kutakin tiettyä tarkoitusta varten erillisen suostumuksensa tietojen tallentamiseen sähköisellä lomakkeella.
Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain Leijonaemojen työntekijät ja hallitus. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Käyttöoikeus päätetään henkilön siirtyessä pois tehtävästä. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt. Henkilötietoja käsittelevillä on salassapitovelvollisuus
Säilytämme henkilötietoja vähintään jäsenyyden keston ajan ottaen huomioon lainsäädännön ja viranomaisten vaatimukset mm. kirjapitolainsäädäntö, rekisteröityjen tietoja koskeva erityislainsäädäntö ja arkistointia koskevat vaatimukset
Rekisterinpitäjä arvioi säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi rekisterinpitäjä huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Rekisterinpitäjä oikaisee tai hävittää tällaiset tiedot viipymättä.
Rekisteröidyn oikeudet
Tietosuojaseloste on saatavilla
– Leijonaemot ry:n kotisivulla www.leijonaemot.fi
– Yhdistyksen toimistolla (jos toimisto)
– pyydettäessä tietosuojasta vastaavalta henkilöltä postitettuna tai sähköpostitse.
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot. Rekisteröity voi esittää tarkastusoikeutta koskevan pyynnön kotisivujen lomakkeella tai toimittamalla kirjallisen rekisteritietojen tarkastuspyynnön. Henkilöllisyys tarkistetaan ennen tietojen luovuttamista. Tiedot luovutetaan ilman aiheetonta viivytystä. Mahdollisesta tarkastusoikeuden epäämisestä annetaan kirjallinen todistus.
Tarkastusoikeuttaan käyttämään pyrkinyt voi vielä asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi ja arvioitavaksi saatuaan kirjallisesti perustellun epäämistodistuksen. Tietosuojavaltuutetun käsittely on maksuton kerran vuodessa, muuten peritään tarkastuksesta aiheutuviin välittömiin kustannuksiin perustuva kohtuullinen maksu.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan käsittelyn kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen tiedon oikaisemista, poistamista tai täydentämistä ilman aiheetonta viivettä. Vaatimus henkilötietojen korjaamisesta pyydetään toimittamaan sähköpostitse yhteyshenkilölle toimittamalla kirjallinen rekisteritietojen korjaamisvaatimus.
Rekisterinpitäjä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon viivytyksettä. Korjauspyyntö osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle. Tietojen korjaamisesta päättää rekisterinpitäjä. Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus myös vastustaa itseesi kohdistuvia käsittelytoimia. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, jonka perusteella vastustat käsittelyä. Reksiterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.
Rekisteristä ei luovuteta ilman rekisteröidyn suostumusta tietoja suoramarkkinointia, markkina- ja mielipidetutkimusta, henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten.
Yhteydenotot
Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti tietosuojavastaavalle.
Tietosuojaselosteen muutokset
Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.